آموزش سریع ارسال ایمیل و نامه به صورت انبوه در ورد
فرض کنید شما یک شرکت ترجمه هستید و میخواهید مشتریان خود اعم از دانشجویان، دانش آموزان، اساتید و دیگر مخاطبانتان را از رویدادی آگاه کنید؛
1- آیا برای اطلاع‌رسانی، ارسال ایمیل را انتخاب می‌کنید؟
2- آیا در این صورت، مجبورید تک به تک برای مخاطبان ایمیل اطلاع‌رسانی ارسال کنید؟
بدیهتاً خیر! در ادامه متن ساده‌ترین روش ارسال ایمیل انبوه را به شما خواهیم گفت:
باید بدانید برنامه مایکروسافت ورد تنها به قابلیت نگارش و ویرایش متون محدود نشده و امکانات گسترده‌تر و کاربردی بسیاری دارد که افراد بی‌شماری از آن بی‌اطلاع هستند. یکی از این کاربرد‌ها، ارسال ایمیل به چندین نفر به‌صورت همزمان است. فرض کنید میخواهید برای ۶۰۰ نفر دعوت‌نامه یا گواهینامه ارسال کنید. این کار بسیار سخت و زمان‌بر به نظر می‌رسد، اما برنامه مایکروسافت ورد قابلیت فوق‌العاده‌ای را برای آسان‌سازی و افزایش سرعت ارسال و چاپ نامه یا ایمیل انبوه به افراد مختلف فراهم نموده است. با کمک ادغام پستی در برنامه Word می‌توانید ارسال‌های خود را در مدت زمان حتی یک دقیقه نهایی کنید.
اگر به دنبال یادگیری روش ایجاد نامه انبوه و ایمیل گروهی در ورد هستید، حتما این مطلب ادغام پستی در ورد را تا انتها مطالعه کنید.
ادغام پستی (Mail Merge) چیست؟
ادغام پستی در ورد یا به اصطلاح Mail Merge یکی از قابلیت‌های کمتر شناخته شده نرم افزار ورد است که به شما این امکان را می‌دهد تا بتوانید یک نامه یا یک کارت دعوت با موضوعی و محتوای یکسان را برای چندین نفر ارسال نمایید. یعنی شما با استفاده از Mail Merge می‌توانید به راحتی یک محتوای کامل با متن مشابه و یکسان را برای چندین نفر ارسال نمایید در واقع ادغام پستی زمانی کابرد دارد كه شما میخواهید برای افراد مورد نظرتان، نامه‌‌های یكسان بفرستید كه در این نامه‌‌ها به جز چند مورد خاص، بقیه متن نامه یکسان است.
قابلیت ادغام پستی در نرم‌افزار ورد
یکی از کاربردهای مهم ادغام پستی در نرم‌افزار ورد این است که شما با کمک ادغام پستی در ورد می‌توانید داده‌هایی را از لیست نرم‌افزار اکسل خوانده و در مکان مناسب در دعوت نامه، گواهینامه و قبوض و غیره قرار دهید. مهم ترین کاربرد های ادغام پستی شامل موارد زیر می باشد :
چاپ قبوض خدماتی
چاپ کارت‌های شرکت در آزمون‌ها
چاپ حکم‌های حقوقی
چاپ گواهی‌نامه‌های آموزشی
اطلاع رسانی به افراد مختلف برای مثال مشتریان یک فروشگاه و یا کارمندان یک سازمان از طریق ایمیل و با کمک نرم افزار outlook
آموزش ۷ گام ساده برای ارسال ایمیل انبوه در ورد
می‌خواهیم با استفاده از این ویژگی برای لیست افراد تعریف شده در Contact های Outlook ایمیل ارسال کنیم.
۱- ابتدا متنی که میخواهید برای مخاطبین ارسال شود را در Word بنویسید.
۲- از قسمت Mailing گزینه Start mail merge را انتخاب کنید و از لیست باز شده گزینه Email Messages را انتخاب کنید.
۳- سپس از قسمت Mailing گزینه Select Recipients را انتخاب کنید و از لیست باز شده گزینه Select from Outlook Contacts را انتخاب کنید و در پنجره باز شده دفتر آدرس مورد نظر را انتخاب کنید.
برای مشاهده و ویرایش لیست گیرنده‌ها روی دکمه Edit Recipient List کلیک کرده و گیرنده‌های موردنظر را انتخاب کنید.
۵- در گام بعدی باید فیلد‌های اطلاعات موردنظر را در محل دلخواه از سند درج کنید. برای انجام این کار روبروی کلمه نام در جدول بالا کلیک کرده و از دکمه Insert merge fields فیلد name را انتخاب کنید و همین مرحله را برای درج فیلد‌های دیگر تکرار کنید.
قبل از ارسال ایمیل‌ها می‌توانید دکمه Preview Resaults را کلیک کنید تا پیش‌نمایشی از خروجی داشته باشید.
۶- در پایان روی دکمه Finish and merge کلیک کنید و از لیست باز شده گزینه Send Email Messages را انتخاب کنید.
۷- در پنجره باز شده موضوع ایمیل و فیلد حاوی لیست ایمیل‌ها را انتخاب کرده و روی دکمه OK کلیک کنید.